Bimedia : logiciel de caisse certifié pour commerces de proximité et points de vente spécialisés
Bimedia est un logiciel de caisse enregistreuse certifié NF525, conçu spécifiquement pour les commerces de proximité : buralistes, marchands de presse, bars, cafés, restaurants et points de vente multi-services. Édité par Orisha Retail Shops, le système combine une caisse tactile conforme à la réglementation fiscale française avec des services digitaux intégrés (paiement sans contact, Bimedia Pay, dématérialisation). Les clients accèdent à leur compte via le portail client disponible sur portail.bimedia.com, où ils gèrent leur abonnement, consultent la documentation technique et ouvrent des tickets d’assistance. L’application Bimedia mobile permet également de piloter certaines fonctions à distance depuis un smartphone.
Cet article détaille les fonctionnalités du logiciel, les secteurs d’activité concernés, l’accès au portail et les démarches pour obtenir une démonstration ou un devis personnalisé.
Ce que vous allez découvrir :
- Le portail client Bimedia et la gestion de votre compte
- Les métiers et commerces équipés par Bimedia
- La certification NF525 et la conformité fiscale
- Les services digitaux intégrés (paiement, fidélité, commande)
- L’application mobile Bimedia pour la gestion nomade
- Comment contacter l’assistance technique et demander un devis
Le portail client Bimedia pour gérer votre installation
Le portail client constitue l’interface centrale pour tous les utilisateurs du logiciel de caisse Bimedia. Accessible depuis n’importe quel navigateur à l’adresse portail.bimedia.com, il nécessite un identifiant et un mot de passe fournis lors de la souscription de votre abonnement. Cet espace sécurisé rassemble l’ensemble des outils de pilotage et de support dont vous avez besoin au quotidien.
Dans votre compte, vous retrouvez la documentation technique complète du logiciel : guides d’utilisation, tutoriels vidéo, notices de paramétrage et FAQ thématiques. Chaque module fonctionnel dispose de sa propre rubrique d’aide avec des captures d’écran et des procédures pas à pas. Cette base de connaissances est actualisée régulièrement pour refléter les évolutions du système et les nouvelles fonctionnalités déployées.
Le portail permet également de gérer vos contrats de maintenance, de consulter l’historique de vos interventions techniques et de suivre l’état de vos demandes de support en cours. Lorsqu’un incident survient sur votre caisse enregistreuse, vous ouvrez un ticket directement depuis l’interface, décrivez le problème rencontré et joignez si besoin des captures d’écran. L’équipe d’assistance technique traite votre demande selon le niveau de priorité défini dans votre contrat.
Pour les enseignes multi-sites, le portail offre une vue consolidée de l’ensemble des points de vente équipés. Un gérant peut ainsi surveiller le chiffre d’affaires réalisé sur chaque caisse, vérifier la conformité des clôtures journalières et détecter d’éventuelles anomalies nécessitant une intervention à distance. Cette centralisation simplifie la gestion administrative et facilite le dialogue avec le cabinet comptable.
Les commerces de proximité ciblés par le logiciel Bimedia
Bimedia se positionne clairement sur les métiers de détail spécialisés qui cumulent plusieurs contraintes réglementaires et opérationnelles. Les buralistes constituent la clientèle historique du logiciel : gestion des produits du tabac soumis à traçabilité, application des taxes spécifiques, enregistrement des ventes de jeux de la Française des Jeux et des paris sportifs PMU. La caisse intègre nativement les connecteurs vers ces réseaux pour automatiser les déclarations obligatoires.
Les marchands de presse bénéficient d’un module dédié qui gère les retours d’invendus, le suivi des numéros spéciaux, la facturation des abonnements et la commission sur les messageries. Le système identifie automatiquement les publications par leur code-barres et applique les règles commerciales négociées avec chaque diffuseur. Cette automatisation réduit considérablement le temps passé en arrière-caisse et limite les erreurs de saisie.
Dans la restauration rapide, les bars et les cafés, Bimedia propose un mode service adapté aux commandes au comptoir ou en salle. L’écran tactile affiche les familles de produits sous forme d’icônes personnalisables (boissons chaudes, sandwichs, desserts), avec possibilité de composer des menus et d’appliquer des formules promotionnelles. Le ticket de caisse distingue clairement les articles à consommer sur place, soumis à TVA restauration, des ventes à emporter taxées différemment.
Les points de vente multi-services (presse-tabac-loto-PMU-FDJ-relais-colis) trouvent dans Bimedia une solution tout-en-un qui évite de jongler entre plusieurs systèmes. Un seul terminal gère l’ensemble des activités, avec un tiroir-caisse unique et une clôture journalière consolidée. Cette simplicité opérationnelle représente un gain de temps précieux dans des commerces où le flux client est intense et où le commerçant travaille souvent seul.
La certification NF525 et la conformité à la loi anti-fraude
Depuis le 1er janvier 2018, la législation française impose à tous les commerçants assujettis à la TVA d’utiliser un logiciel de caisse sécurisé et certifié. Bimedia répond à cette obligation en disposant de la certification NF525 délivrée par l’AFNOR, qui atteste de quatre conditions cumulatives : inaltérabilité des données enregistrées, sécurisation contre les manipulations, conservation des informations et archivage des opérations.
Concrètement, le système enregistre chaque transaction dans un fichier crypté impossible à modifier a posteriori. Toute tentative d’altération des montants, de suppression d’un ticket ou de modification d’un tarif est détectée et tracée. En cas de contrôle fiscal, vous pouvez extraire depuis le portail client un fichier normalisé contenant l’intégralité des opérations de la période vérifiée. Ce fichier, au format réglementaire, se transmet directement à l’administration via une clé USB ou par voie électronique.
L’attestation de conformité NF525 est consultable dans votre espace mon compte et peut être éditée à tout moment pour la présenter aux services fiscaux. Cette certification doit être renouvelée périodiquement par l’éditeur pour rester valide : vérifiez donc que votre version du logiciel figure bien sur la liste officielle des solutions agréées. Orisha Retail Shops assure les mises à jour nécessaires au maintien de la conformité dans le cadre du contrat de maintenance.
Au-delà de la simple obligation légale, la certification garantit également la fiabilité de votre comptabilité. Les écritures générées par le logiciel de caisse Bimedia sont directement exploitables par votre expert-comptable sans retraitement manuel. L’export comptable se paramètre selon le plan de comptes utilisé par votre cabinet et peut être automatisé pour un envoi mensuel ou hebdomadaire.
Les services digitaux intégrés à la solution Bimedia
Le système Bimedia dépasse largement le cadre de la simple caisse enregistreuse en proposant un écosystème complet de services digitaux qui modernisent l’expérience client et optimisent la gestion du point de vente. Le paiement sans contact constitue désormais un standard : le terminal compatible NFC accepte les cartes bancaires, les smartphones équipés d’Apple Pay ou Google Pay, et même certaines cartes de fidélité dématérialisées.
Bimedia Pay, le module de paiement propriétaire, centralise l’ensemble des transactions électroniques. Il gère indifféremment les paiements par carte bancaire, par chèque (avec vérification automatisée auprès de la banque), par virement instantané ou par portefeuille électronique. Le rapprochement bancaire s’effectue automatiquement chaque nuit : le système compare les encaissements enregistrés en caisse avec les virements reçus sur votre compte professionnel et signale toute divergence nécessitant une vérification.
Le programme de fidélité intégré permet de créer des cartes virtuelles identifiées par le numéro de téléphone du client. À chaque passage en caisse, le commerçant saisit le mobile, le système crédite automatiquement les points selon le barème configuré et affiche le solde disponible. Les clients reçoivent par SMS leurs bons de réduction utilisables lors de la prochaine visite. Cette mécanique simple mais efficace encourage la fréquentation régulière sans nécessiter d’investissement dans des cartes plastiques.
Pour les commerces proposant de la vente en ligne ou du click-and-collect, Bimedia offre une passerelle vers une boutique web administrable depuis le même back-office que la caisse physique. Les stocks sont synchronisés en temps réel entre les deux canaux : un produit vendu sur le site internet est immédiatement décompté de l’inventaire magasin et réciproquement. Cette unification évite les ruptures masquées et les situations embarrassantes où un client vient retirer une commande indisponible.
La gestion des colis constitue un service apprécié dans les commerces de proximité qui servent de relais pour les transporteurs. Le module Bimedia scanne le code-barres du colis à la réception, envoie un SMS au destinataire, enregistre la remise contre signature et transmet automatiquement la preuve de livraison au transporteur. Toutes ces opérations s’intègrent dans le workflow de caisse sans ralentir le service des autres clients.
L’application Bimedia mobile pour piloter votre commerce à distance
L’application Bimedia, disponible sur iOS et Android, étend les capacités de gestion au-delà du point de vente physique. Téléchargeable gratuitement depuis l’App Store ou le Google Play Store, elle nécessite les mêmes identifiants que le portail client pour accéder aux données de votre commerce. Cette application ne remplace pas la caisse enregistreuse mais complète ses fonctions en offrant un accès nomade aux indicateurs clés.
Le tableau de bord mobile affiche en temps réel le chiffre d’affaires de la journée, décomposé par famille de produits et par mode de paiement. Vous visualisez d’un coup d’œil les performances comparées à la même journée de la semaine précédente, identifiez les produits les plus vendus et repérez les heures de pointe. Ces données aident à ajuster le planning du personnel, à anticiper les réapprovisionnements et à mesurer l’impact d’une opération promotionnelle.
La fonction d’inventaire mobile simplifie les comptages physiques de stock. Équipé d’un smartphone ou d’une tablette, vous scannez les codes-barres des produits en rayon et renseignez les quantités présentes. L’application compare automatiquement avec le stock théorique calculé par le logiciel et génère la liste des écarts à analyser. Une fois validé, cet inventaire met à jour la base centrale et ajuste les valorisations comptables.
Les commerçants multi-sites apprécient particulièrement la vue consolidée qui rassemble les chiffres de tous les points de vente sur un seul écran. Un gérant peut ainsi surveiller l’activité de ses boutiques depuis son domicile ou en déplacement, sans devoir se connecter successivement à chaque caisse. Les alertes push notifient immédiatement tout incident technique ou toute anomalie de vente nécessitant une intervention rapide.
L’application permet également de consulter la base clients et l’historique des achats. Avant de rappeler un client pour une offre personnalisée, vous vérifiez rapidement ses préférences d’achat, son panier moyen et la date de sa dernière visite. Cette connaissance fine du comportement client favorise une relation commerciale plus pertinente et améliore le taux de transformation des actions marketing.
Comment obtenir une démonstration et demander un devis
Bimedia ne pratique pas de tarification publique sur son site web : chaque installation fait l’objet d’un devis personnalisé établi après analyse des besoins spécifiques du commerce. Le prix varie en fonction du nombre de caisses à équiper, des modules optionnels souscrits (fidélité, e-commerce, gestion de colis), du niveau de maintenance choisi et de l’éventuelle reprise d’un ancien système.
Pour obtenir une proposition commerciale, rendez-vous sur bimedia.com et complétez le formulaire de demande de démo. Renseignez votre secteur d’activité (buraliste, presse, restauration, autre), le nombre de points de vente concernés et vos principales attentes fonctionnelles. Un conseiller commercial Orisha Retail Shops vous contacte sous 48 heures pour planifier une démonstration, soit dans vos locaux, soit à distance en visioconférence.
Durant cette présentation personnalisée, le commercial configure le logiciel selon vos produits réels, simule des ventes types et vous montre le fonctionnement des modules qui vous intéressent. Vous manipulez directement l’écran tactile, testez l’impression des tickets, découvrez le portail client et l’application mobile. Cette mise en situation concrète permet d’évaluer l’ergonomie du système et de vérifier qu’il répond bien à vos besoins quotidiens.
À l’issue de la démonstration, le commercial établit un devis détaillé comprenant le matériel (terminal tactile, imprimante tickets, lecteur code-barres, tiroir-caisse), les licences logicielles, la prestation d’installation et de formation, ainsi que le contrat de maintenance annuel. Ce devis reste valable 30 jours et peut être ajusté si vos besoins évoluent avant la signature.
Le délai d’installation varie généralement entre une et trois semaines selon la complexité du projet et la disponibilité du matériel. Un technicien se déplace sur site pour installer le terminal, paramétrer le logiciel avec vos articles et vos tarifs, former le personnel à l’utilisation quotidienne et vérifier le bon fonctionnement de l’ensemble. Une seconde session de formation peut être programmée quelques jours après la mise en service pour répondre aux questions qui émergent avec la pratique.
L’assistance technique Bimedia et les canaux de support
Une fois votre système opérationnel, vous disposez de plusieurs canaux pour obtenir de l’aide en cas de difficulté. Le portail client héberge une base de connaissances exhaustive qui répond aux questions les plus fréquentes : comment créer un nouvel article, modifier un tarif, effectuer une clôture de caisse, paramétrer une promotion, générer un état de stock. Chaque procédure est illustrée et détaillée étape par étape.
Pour les problèmes techniques qui ne trouvent pas de réponse dans la documentation, ouvrez un ticket d’assistance depuis votre compte. Décrivez précisément le dysfonctionnement constaté, les messages d’erreur affichés et les actions qui ont précédé l’incident. Joignez si possible une capture d’écran du problème. Le système attribue automatiquement un numéro de ticket que vous pourrez utiliser pour suivre l’avancement du traitement.
Le délai de prise en charge dépend du niveau de contrat de maintenance souscrit. L’offre standard garantit une réponse sous 4 heures ouvrées, tandis que les formules premium assurent une intervention sous 1 heure, y compris en soirée et le week-end pour les commerces ouverts 7 jours sur 7. Cette réactivité est cruciale dans le commerce de détail où une caisse hors service bloque immédiatement les ventes et génère une perte de chiffre d’affaires.
Pour les urgences bloquantes (caisse totalement inopérante, impossibilité d’encaisser), un numéro de téléphone dédié assure un contact direct avec l’équipe technique. Un technicien analyse le problème à distance, tente une résolution par télémaintenance et déclenche si nécessaire une intervention sur site dans les délais contractuels. La plupart des incidents se résolvent à distance grâce aux outils de prise en main à distance intégrés au système.
Les mises à jour du logiciel sont déployées automatiquement via le portail, généralement la nuit pour ne pas perturber l’activité commerciale. Ces mises à jour correctives et évolutives sont comprises dans le contrat de maintenance et ne nécessitent aucune intervention manuelle. Le système vérifie chaque nuit la disponibilité d’une nouvelle version, la télécharge et l’installe au redémarrage suivant de la caisse. Un message confirme la bonne installation lors de la première connexion du matin.
Bimedia et Orisha Retail Shops : un éditeur spécialisé dans le retail
Orisha Retail Shops, éditeur du logiciel de caisse Bimedia, développe des solutions informatiques dédiées au commerce de détail depuis plus de vingt ans. L’entreprise concentre son expertise sur les métiers réglementés qui nécessitent des fonctionnalités spécifiques impossibles à trouver dans les caisses généralistes. Cette spécialisation garantit une compréhension fine des contraintes opérationnelles et réglementaires de chaque secteur.
Le catalogue Orisha comprend plusieurs gammes de produits adaptées à la taille des entreprises clientes. Bimedia cible principalement les commerces indépendants et les petites enseignes de 1 à 10 points de vente. Pour les réseaux de franchise plus importants, l’éditeur propose des solutions centralisées avec pilotage multi-sites, gestion des stocks inter-magasins et reporting consolidé au niveau du siège.
L’éditeur investit continuellement dans la recherche et développement pour intégrer les nouvelles technologies et anticiper les évolutions réglementaires. La compatibilité avec les terminaux de paiement dernière génération, le support des QR codes pour les programmes de fidélité digitaux, l’interface avec les plateformes de livraison à domicile ou encore la connexion aux caisses automatiques sont autant de chantiers en cours pour maintenir Bimedia à la pointe de l’innovation.
La proximité avec les clients constitue un axe majeur de la stratégie Orisha. Des groupes utilisateurs se réunissent plusieurs fois par an pour partager les bonnes pratiques, remonter les besoins fonctionnels et tester en avant-première les nouvelles fonctionnalités. Cette co-construction garantit que les évolutions du logiciel répondent aux attentes réelles du terrain plutôt qu’à une vision théorique du métier.
Migrer vers Bimedia depuis un ancien système de caisse
Si vous exploitez déjà une caisse enregistreuse d’une autre marque et envisagez de basculer vers Bimedia, la migration peut s’organiser progressivement pour limiter les perturbations d’activité. L’équipe technique Orisha récupère les données essentielles de votre ancien système : fichier articles avec codes-barres et tarifs, base clients avec historique d’achats, paramètres de TVA et moyens de paiement. Ces informations sont importées dans Bimedia pour éviter une ressaisie fastidieuse.
Le planning de migration prévoit généralement une période de fonctionnement en parallèle de quelques jours : l’ancienne caisse reste opérationnelle tandis que la nouvelle est installée et configurée. Cette redondance permet de former le personnel dans des conditions réelles, de valider que tous les cas d’usage sont couverts et de corriger les éventuels paramètres manquants. Une fois la confiance acquise, la bascule définitive s’effectue un jour de faible affluence, typiquement un lundi matin.
Les commerçants craignent souvent de perdre l’historique de leurs ventes lors d’un changement de système. Bimedia conserve vos anciennes données dans un module d’archive consultable pour les analyses rétrospectives ou les contrôles fiscaux portant sur des exercices antérieurs. Vous pouvez ainsi comparer vos performances actuelles avec celles d’il y a deux ou trois ans, même si elles ont été enregistrées sur un autre logiciel.
Le coût de la migration inclut généralement la reprise des données, l’installation matérielle, la formation du personnel et une assistance renforcée pendant le premier mois d’exploitation. Ce surcoût initial se justifie par le gain de temps et la sécurité qu’apporte un accompagnement professionnel, comparé à une bascule précipitée qui risquerait de désorganiser le commerce pendant plusieurs semaines.
Je m’appelle Chloé Robin et je rédige des contenus pratiques et accessibles sur Digradio-Nordvendée.fr. J’aborde l’actualité, la vie pro, la finance du quotidien et l’immobilier avec une approche simple : clarifier, comparer et aider à décider. Mon objectif est de proposer des articles utiles, structurés et directement actionnables.