Registre des copropriétés : immatriculation, mise à jour et consultation

Le registre des copropriétés, officiellement appelé Registre National d’Immatriculation des Copropriétés (RNIC), est une base de données publique qui centralise les informations sur toutes les copropriétés françaises. Créé en 2017, ce registre permet d’obtenir un numéro d’immatriculation unique pour chaque copropriété et de consulter leurs caractéristiques via l’annuaire des copropriétés. Le syndic assure l’immatriculation initiale et la mise à jour annuelle des données, tandis que le notaire intervient lors de la création de nouvelles copropriétés.

Ce que vous devez savoir sur le registre :

• Immatriculation obligatoire pour toutes les copropriétés (même 2 lots)
• Mise à jour annuelle dans les 2 mois après l’AG d’approbation des comptes
• Données financières, techniques et juridiques accessibles publiquement
• Sanctions en cas de défaut : mise en demeure, astreinte jusqu’à 20 €/lot/semaine
• Consultation libre via l’annuaire en ligne

Qu’est-ce que le registre national d’immatriculation des copropriétés ?

Le RNIC constitue un outil de transparence et de connaissance du parc immobilier français en copropriété. Il vise à améliorer la gestion des copropriétés et à faciliter l’accès à l’information pour les pouvoirs publics, les professionnels et les copropriétaires.

Un registre obligatoire depuis 2017

Institué par la loi ALUR de 2014 et mis en œuvre par décret en 2016, le registre est devenu pleinement obligatoire à compter du 31 décembre 2016 pour les nouvelles copropriétés, et du 31 décembre 2017 pour les copropriétés existantes.

Toute copropriété, quelle que soit sa taille (même une copropriété de 2 lots), doit être immatriculée. Les seules exceptions concernent les ensembles immobiliers ne constituant pas juridiquement des copropriétés au sens de la loi du 10 juillet 1965.

Le numéro d’immatriculation : identifiant unique

Chaque copropriété se voit attribuer un numéro d’immatriculation unique lors de son enregistrement au registre. Ce numéro, composé de caractères alphanumériques, sert d’identifiant permanent pour la copropriété.

Il doit figurer sur de nombreux documents : actes notariés de vente, contrats de syndic, diagnostics techniques, carnet d’entretien, convocations aux assemblées générales. Cette traçabilité facilite l’identification de la copropriété et la consolidation des données.

Objectifs du registre

Le RNIC poursuit plusieurs finalités :

• Améliorer la connaissance statistique du parc de copropriétés (nombre de lots, état du bâti, situation financière)
• Faciliter l’identification des copropriétés en difficulté pour cibler les actions publiques
• Permettre aux pouvoirs publics de conditionner certaines aides et subventions à la régularité de l’immatriculation
• Offrir une information publique aux acquéreurs, bailleurs, gestionnaires et collectivités

Cette transparence contribue à professionnaliser la gestion des copropriétés et à prévenir les situations de dégradation.

Qui est responsable de l’immatriculation et de la mise à jour ?

Plusieurs acteurs interviennent dans le processus d’immatriculation et d’actualisation des données du registre, selon les situations.

Le syndic : acteur central de la gestion du registre

Le syndic de copropriété, qu’il soit professionnel ou bénévole, est le principal responsable de l’immatriculation et de la mise à jour annuelle des informations au registre. Cette obligation figure dans ses missions légales.

Dès sa désignation, le syndic doit vérifier que la copropriété est bien immatriculée. Si ce n’est pas le cas, il procède à l’immatriculation initiale dans les meilleurs délais.

Chaque année, le syndic doit actualiser les données du registre dans un délai de 2 mois suivant l’assemblée générale ayant approuvé les comptes de l’exercice précédent. Cette mise à jour porte notamment sur les données financières (budget, impayés, fonds de travaux) et sur toute modification des caractéristiques de la copropriété.

Le notaire pour les copropriétés nouvelles

Lors de la création d’une copropriété (construction neuve ou division d’un immeuble existant), c’est le notaire qui rédige le règlement de copropriété et l’état descriptif de division qui est chargé de procéder à l’immatriculation initiale.

Le notaire réalise cette formalité au moment de la publication du règlement de copropriété au service de publicité foncière. Le numéro d’immatriculation est alors mentionné dans les actes de vente des lots.

Le télédéclarant : prestataire mandaté

En pratique, le syndic ou le notaire peuvent mandater un prestataire spécialisé, appelé télédéclarant, pour effectuer les formalités d’immatriculation et de mise à jour. Il s’agit généralement de plateformes en ligne agréées ou de cabinets comptables.

Le télédéclarant agit pour le compte du syndic ou du notaire, mais la responsabilité juridique de l’immatriculation et de la mise à jour reste à la charge du mandant (syndic ou notaire).

Quelles données doivent être déclarées au registre ?

Le registre collecte un ensemble d’informations structurées en plusieurs catégories : identification, caractéristiques techniques, données financières et juridiques.

Informations d’identification de la copropriété

Les données de base comprennent :

• L’adresse complète de l’immeuble (numéro, voie, code postal, commune)
• Le nombre de bâtiments et le nombre total de lots (principaux et annexes)
• La date de construction ou d’achèvement de l’immeuble
• Le nombre de lots à usage d’habitation, professionnel, commercial

Ces informations permettent de localiser et de caractériser la copropriété.

Caractéristiques techniques et diagnostics

Le registre enregistre également des données techniques :

• La présence d’équipements collectifs (ascenseur, chauffage collectif, espaces verts)
• Les diagnostics obligatoires : diagnostic de performance énergétique (DPE) collectif, amiante, plomb, installation électrique/gaz si applicable
• L’existence d’un diagnostic technique global (DTG) ou d’un plan pluriannuel de travaux (PPPT)
• Les procédures en cours (mise en sécurité, insalubrité, péril)

Ces éléments renseignent sur l’état du bâti et les enjeux de rénovation.

Données financières et comptables

Les données financières doivent être actualisées chaque année dans les 2 mois suivant l’AG d’approbation des comptes. Elles incluent :

• Le montant du budget prévisionnel voté
• Le montant des charges courantes
• Le montant des impayés de charges au 31 décembre de l’exercice
• Le montant du fonds de travaux
• Le montant total des dettes de la copropriété

Ces informations permettent d’évaluer la santé financière de la copropriété et de détecter les copropriétés fragiles.

Informations juridiques et de gestion

Le registre collecte aussi :

• Les coordonnées du syndic (nom, adresse, SIRET si professionnel)
• Le mode de gestion (syndic professionnel, bénévole, coopératif)
• La date de la dernière assemblée générale
• L’existence d’un règlement de copropriété et de modifications éventuelles
• La présence d’un conseil syndical

Ces données documentent l’organisation et le fonctionnement de la copropriété.

La fiche synthétique : document de référence

Une fois les données enregistrées, le registre génère automatiquement une fiche synthétique de la copropriété. Ce document d’une ou deux pages récapitule l’ensemble des informations déclarées.

La fiche synthétique peut être téléchargée par le syndic et transmise aux copropriétaires, aux candidats acquéreurs ou aux organismes instructeurs de demandes de subventions.

Comment consulter l’annuaire des copropriétés ?

Le registre des copropriétés est accessible au public via un annuaire en ligne, qui permet à chacun de consulter les informations de base des copropriétés immatriculées.

Accès en ligne à l’annuaire public

L’annuaire des copropriétés est accessible gratuitement sur le site registre-coproprietes.gouv.fr. Tout internaute peut y effectuer des recherches par adresse, par numéro d’immatriculation ou par commune.

L’annuaire affiche les données publiques de chaque copropriété : nombre de lots, année de construction, présence d’ascenseur, mode de gestion, montant du budget prévisionnel. Certaines données plus sensibles (montant des impayés, détail des dettes) ne sont accessibles qu’aux personnes justifiant d’un intérêt légitime.

Qui peut accéder aux données détaillées ?

L’accès complet aux données du registre, y compris les informations financières détaillées, est réservé à certaines catégories de personnes :

• Les copropriétaires et locataires de la copropriété concernée
• Les candidats acquéreurs dans le cadre d’une promesse de vente ou d’un compromis
• Les notaires lors de la rédaction d’actes
• Les collectivités publiques et les administrations pour l’instruction de dossiers d’aides ou de police administrative
• Les syndics et gestionnaires de la copropriété

Ces personnes doivent s’authentifier et justifier de leur qualité pour accéder aux données complètes.

Utilité pour les acquéreurs et bailleurs

Pour un candidat acquéreur, consulter la fiche synthétique de la copropriété permet d’obtenir des informations objectives avant l’achat : état des finances, montant des charges, existence de travaux programmés, présence d’impayés importants.

Cette transparence contribue à sécuriser les transactions immobilières et à éviter les mauvaises surprises après l’acquisition.

Sanctions en cas de non-immatriculation ou de défaut de mise à jour

Le non-respect des obligations d’immatriculation et de mise à jour expose le syndic et la copropriété à des sanctions administratives et financières.

Mise en demeure par l’administration

En cas de défaut d’immatriculation ou de mise à jour tardive, l’autorité administrative (Direction départementale des territoires ou Direction régionale de l’environnement, de l’aménagement et du logement) peut adresser une mise en demeure au syndic.

Cette mise en demeure fixe un délai (généralement 1 à 3 mois) pour régulariser la situation. Elle précise les manquements constatés et les sanctions encourues en cas de non-exécution.

Astreinte financière en cas de non-régularisation

Si le syndic ne régularise pas la situation dans le délai imparti, l’administration peut prononcer une astreinte financière. Le montant maximal de cette astreinte est fixé à 20 euros par lot et par semaine de retard.

Pour une copropriété de 50 lots, l’astreinte peut ainsi atteindre 1 000 euros par semaine, soit plus de 4 000 euros par mois. Cette sanction devient rapidement dissuasive pour les syndics récalcitrants.

L’astreinte court jusqu’à régularisation complète des obligations. Elle est prononcée par arrêté préfectoral et peut faire l’objet d’un recours devant le tribunal administratif.

Blocage de l’accès aux aides et subventions

De nombreux dispositifs d’aides publiques à la rénovation énergétique ou à la réhabilitation des copropriétés (MaPrimeRénov’ Copropriétés, aides de l’Anah, subventions des collectivités) conditionnent leur octroi à la régularité de l’immatriculation au registre.

Une copropriété non immatriculée ou dont les données ne sont pas à jour peut se voir refuser des subventions pouvant représenter plusieurs dizaines de milliers d’euros pour des travaux d’envergure.

Cette conditionnalité incite fortement les syndics à respecter leurs obligations déclaratives.

Responsabilité du syndic

Le syndic professionnel qui ne respecte pas son obligation d’immatriculation et de mise à jour engage sa responsabilité contractuelle vis-à-vis du syndicat des copropriétaires. En cas de préjudice avéré (perte d’une subvention, paiement d’une astreinte), le syndicat peut se retourner contre le syndic pour obtenir réparation.

Cette responsabilité peut être couverte par l’assurance responsabilité civile professionnelle du syndic, mais constitue un motif de révocation pour faute grave.

Calendrier et modalités de mise à jour annuelle

Le respect du calendrier de mise à jour est essentiel pour maintenir la copropriété en conformité et éviter les sanctions.

Délai de 2 mois après l’AG d’approbation des comptes

La loi impose au syndic d’actualiser les données du registre dans un délai de 2 mois suivant la tenue de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes de l’exercice clos.

Concrètement, si l’assemblée générale approuvant les comptes de l’année N se tient en avril N+1, le syndic a jusqu’à fin juin N+1 pour procéder à la mise à jour.

Ce délai court à compter de la date de l’assemblée, et non de la date de notification du procès-verbal.

Données à actualiser obligatoirement

La mise à jour annuelle doit porter au minimum sur :

• Le montant du budget prévisionnel voté pour l’exercice en cours
• Le montant total des impayés au 31 décembre de l’exercice clos
• Le montant du fonds de travaux
• Le montant des dettes de la copropriété

En pratique, le syndic doit également vérifier et corriger si nécessaire toutes les autres informations (nombre de lots si modification, présence de nouveaux diagnostics, changement de coordonnées du syndic).

Procédure de télédéclaration

La mise à jour s’effectue exclusivement en ligne, via le portail registre-coproprietes.gouv.fr. Le syndic (ou le télédéclarant mandaté) se connecte à son espace personnel sécurisé, sélectionne la copropriété concernée et remplit le formulaire de mise à jour.

Les données sont enregistrées immédiatement et la fiche synthétique est actualisée en temps réel. Un accusé de réception électronique est délivré, qu’il est recommandé de conserver dans le carnet d’entretien de la copropriété.

Tableau récapitulatif des obligations liées au registre

Cas particuliers et situations spécifiques

Certaines configurations de copropriétés soulèvent des questions particulières concernant l’immatriculation.

Copropriétés horizontales et lotissements

Les copropriétés horizontales (maisons individuelles en copropriété) et certains lotissements soumis au statut de la copropriété doivent également être immatriculés. Le critère déterminant est l’existence d’un règlement de copropriété publié et de parties communes détenues en indivision.

En revanche, les simples associations syndicales de propriétaires (ASL) ou les associations foncières urbaines (AFU) ne sont pas concernées, sauf si elles gèrent une copropriété au sens juridique.

Copropriétés en difficulté ou sous administration provisoire

Les copropriétés placées sous administration provisoire judiciaire restent soumises à l’obligation d’immatriculation. C’est l’administrateur provisoire désigné par le tribunal qui assure alors les formalités de mise à jour, en lieu et place du syndic.

En cas de copropriété en grande difficulté, l’immatriculation et la tenue à jour du registre constituent même un outil de diagnostic et de suivi pour les pouvoirs publics.

Changement de syndic

Lors d’un changement de syndic, le nouveau syndic doit vérifier que la copropriété est bien immatriculée et que les données sont à jour. Il doit actualiser les coordonnées du syndic dans le registre dès sa prise de fonction.

Le syndic sortant a l’obligation de transmettre au syndic entrant le numéro d’immatriculation de la copropriété et les codes d’accès au registre si ces derniers ont été conservés.

Évolutions et perspectives du registre des copropriétés

Le registre évolue progressivement pour enrichir les données disponibles et améliorer son exploitation.

Interconnexion avec d’autres bases de données

Des projets d’interconnexion du registre avec d’autres bases publiques (fichiers fonciers, fichiers des logements sociaux, bases de données énergétiques) sont à l’étude pour croiser les informations et affiner les politiques publiques.

Ces interconnexions permettraient d’automatiser certaines mises à jour et de réduire la charge administrative pesant sur les syndics.

Utilisation pour les politiques publiques du logement

Le registre devient un outil essentiel pour cibler les politiques publiques : repérage des copropriétés fragiles, identification des immeubles énergivores nécessitant une rénovation prioritaire, cartographie des besoins en accompagnement.

Les collectivités locales utilisent de plus en plus les données du registre pour élaborer leurs plans locaux de l’habitat et leurs programmes d’action foncière.

Garantir la conformité de votre copropriété au registre

L’immatriculation au registre des copropriétés et sa mise à jour régulière constituent des obligations légales incontournables pour toute copropriété. Le respect du délai de 2 mois après l’assemblée générale d’approbation des comptes, la complétude des données financières et techniques, et la réactivité face aux mises en demeure sont les clés pour éviter les sanctions et préserver l’accès aux aides publiques.

Copropriétaires, vérifiez que votre syndic remplit bien cette obligation chaque année. Syndics, intégrez cette formalité dans votre calendrier de gestion et n’hésitez pas à vous faire accompagner par un télédéclarant pour sécuriser vos déclarations. La transparence offerte par le registre bénéficie à tous : acquéreurs, bailleurs, pouvoirs publics et copropriétaires eux-mêmes.

Chloé

Je m’appelle Chloé Robin et je rédige des contenus pratiques et accessibles sur Digradio-Nordvendée.fr. J’aborde l’actualité, la vie pro, la finance du quotidien et l’immobilier avec une approche simple : clarifier, comparer et aider à décider. Mon objectif est de proposer des articles utiles, structurés et directement actionnables.