Régularisation des charges locatives : calcul, délais et procédure complète
La régularisation des charges locatives consiste à ajuster les provisions pour charges que vous avez payées chaque mois avec les dépenses réelles engagées par votre propriétaire ou votre copropriété. Concrètement, une fois par an, le bailleur compare le total des provisions que vous avez versées avec les charges récupérables effectivement payées, puis établit un décompte de charges : soit vous devez un complément (régularisation positive), soit le bailleur vous doit un remboursement (régularisation négative). Cette opération encadrée par l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 et le décret du 26 août 1987 protège à la fois locataire et propriétaire en garantissant la transparence des charges.
Ce que vous allez découvrir :
- Le fonctionnement exact de la régularisation annuelle des charges
- Comment calculer et vérifier votre décompte de charges
- Les pièces justificatives que le bailleur doit obligatoirement fournir
- Les délais légaux de communication (6 mois) et de prescription (3 ans)
- Vos recours en cas de contestation ou d’absence de régularisation
Comment fonctionne le système de provision pour charges
Chaque mois, en plus de votre loyer, vous versez une provision pour charges. Cette somme est une estimation des dépenses annuelles de charges récupérables que le propriétaire engage pour le fonctionnement de l’immeuble ou du logement. Le montant de cette provision mensuelle est fixé dans votre bail, généralement sur la base des dépenses de l’année précédente.
Les charges récupérables sont strictement définies par le décret du 26 août 1987. Elles comprennent principalement : les dépenses d’entretien courant des parties communes (ascenseur, nettoyage, éclairage), les dépenses de chauffage collectif et d’eau chaude si le logement en est équipé, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), les charges de copropriété récupérables selon la répartition des tantièmes, les petites réparations et entretien du logement.
Le bailleur ne peut pas récupérer les grosses réparations, les travaux d’amélioration, les honoraires de gestion locative, les assurances du propriétaire, ou les frais de procédure. Ces dépenses restent à sa charge exclusive.
Pendant l’année, vous payez donc vos provisions mensuelles sur une base estimée. À la fin de l’année (ou de la période de référence fixée dans le bail), le bailleur établit le décompte de charges réel en additionnant toutes les dépenses récupérables effectivement payées. Il compare ensuite ce total avec la somme des provisions que vous avez versées. La différence constitue la régularisation.
Si vous avez trop payé (provisions supérieures aux charges réelles), le bailleur doit vous rembourser le trop-perçu. Si vous avez sous-payé (provisions inférieures aux charges réelles), vous devez verser le complément au bailleur.
Calculer la régularisation des charges locatives
Le calcul de la régularisation annuelle suit une logique simple mais nécessite de vérifier plusieurs éléments pour éviter les erreurs ou abus.
Étape 1 : Total des provisions versées Additionnez toutes les provisions pour charges que vous avez payées pendant la période de référence (généralement 12 mois). Si votre provision mensuelle était de 80 euros et que vous avez occupé le logement toute l’année, vous avez versé 960 euros de provisions.
Étape 2 : Total des charges récupérables réelles Le bailleur additionne toutes les dépenses de charges récupérables qu’il a effectivement payées pendant la même période. Pour un logement en copropriété, ces dépenses figurent dans le décompte de charges voté par l’assemblée générale de copropriété. Pour une maison individuelle, le bailleur compile les factures d’eau, de TEOM, d’entretien, etc.
Si le logement fait partie d’une copropriété, la répartition des charges entre copropriétaires (et donc entre locataires de différents lots) se fait selon les tantièmes de copropriété ou selon des clés de répartition spécifiques (compteurs individuels pour l’eau, tantièmes spéciaux pour le chauffage collectif).
Étape 3 : Calcul de la régularisation Régularisation = Charges réelles récupérables – Provisions versées
Exemple 1 : Charges réelles = 1 100 euros / Provisions versées = 960 euros → Régularisation = +140 euros (vous devez 140 euros au bailleur)
Exemple 2 : Charges réelles = 820 euros / Provisions versées = 960 euros → Régularisation = -140 euros (le bailleur vous doit 140 euros)
Proratisation en cas d’entrée ou sortie en cours d’année Si vous n’avez occupé le logement qu’une partie de l’année, la régularisation doit être proratisée. Le bailleur calcule les charges réelles annuelles du logement, puis applique un prorata correspondant à votre période d’occupation. Si vous avez occupé le logement 8 mois sur 12 et que les charges annuelles sont de 1 200 euros, votre part est de 800 euros (1 200 × 8/12). On compare ensuite cette somme avec les provisions que vous avez versées pendant ces 8 mois.
Les pièces justificatives obligatoires à fournir
Le bailleur ne peut pas se contenter de vous adresser un simple décompte avec un montant global. La loi l’oblige à justifier précisément chaque poste de dépense pour permettre au locataire de vérifier la régularisation.
Pour un logement en copropriété : Le bailleur doit vous communiquer le décompte de charges de la copropriété voté en assemblée générale, avec le détail par nature de charges (ascenseur, chauffage, eau, entretien espaces verts, TEOM, etc.). Ce document établi par le syndic récapitule les dépenses de l’immeuble et la quote-part de chaque copropriétaire.
Le bailleur doit également vous fournir une note d’information synthétique indiquant le mode de répartition des charges entre les locataires (tantièmes, compteurs, clés spéciales) et le détail de votre quote-part pour chaque poste.
Pour une maison individuelle ou un logement hors copropriété : Le bailleur doit vous fournir les factures et justificatifs de chaque dépense récupérable : facture d’eau, avis de TEOM, factures d’entretien (chaudière, ramonage si cheminée), etc. Vous pouvez demander des copies de ces justificatifs pour vérifier leur authenticité et leur montant.
Conservation des justificatifs : Le bailleur doit conserver l’ensemble des pièces justificatives pendant au moins 3 ans après l’envoi du décompte de charges. Durant cette période, vous pouvez à tout moment demander à consulter ou obtenir copie de ces documents pour contrôler la régularisation.
Le bailleur qui refuse de communiquer les justificatifs ou qui ne peut pas les produire s’expose à ce que le locataire refuse de payer la régularisation positive, voire réclame le remboursement des provisions versées.
Les délais légaux de la régularisation annuelle
La régularisation des charges locatives obéit à des délais stricts qui protègent le locataire contre des régularisations tardives ou abusives.
Délai de 6 mois pour communiquer le décompte Le bailleur dispose d’un délai maximum d’un mois après la réception du décompte de charges de la copropriété (pour un logement en copropriété) ou après la clôture de l’exercice comptable (pour une maison) pour vous adresser le décompte de charges régularisé. En pratique, les assemblées générales de copropriété se tenant généralement au printemps (mars à juin), les locataires reçoivent leur régularisation entre avril et juillet.
Si le bailleur ne respecte pas ce délai d’un mois, vous pouvez refuser de payer une régularisation positive. Toutefois, ce refus doit être motivé et notifié rapidement au bailleur.
Prescription de 3 ans Le bailleur dispose d’un délai de prescription de 3 ans à compter de la fin de l’année concernée pour réclamer une régularisation positive (somme que vous lui devez). Passé ce délai, il ne peut plus exiger le paiement même si les charges réelles étaient supérieures aux provisions versées.
Inversement, vous disposez également de 3 ans pour réclamer le remboursement d’un trop-perçu (régularisation négative) si le bailleur ne vous l’a pas spontanément restitué. La prescription triennale protège ainsi les deux parties contre des régularisations trop anciennes.
Étalement du paiement sur 12 mois Si la régularisation positive dépasse deux mois de provision pour charges, vous avez le droit de demander un étalement du paiement sur 12 mois maximum. Cette faculté légale permet d’éviter qu’une régularisation importante ne déséquilibre votre budget. Vous devez formuler cette demande par écrit dès réception du décompte de charges.
Le bailleur ne peut pas refuser cet étalement si le montant dépasse effectivement le seuil des deux mois de provision. En revanche, vous devez respecter l’échéancier convenu : tout impayé sur les mensualités de régularisation peut entraîner l’exigibilité immédiate du solde restant dû.
Régularisation négative : restitution ou imputation Si la régularisation est négative (vous avez trop payé), le bailleur doit vous restituer le trop-perçu dans le mois suivant l’envoi du décompte de charges. Il peut aussi, avec votre accord, imputer cette somme sur les prochains loyers ou provisions. Sans votre accord exprès, il doit vous rembourser l’argent.
Vérifier et contester le décompte de charges
Dès réception de votre décompte de charges, vérifiez-le méthodiquement pour détecter les erreurs ou charges injustifiées.
Points à contrôler systématiquement :
- Nature des charges : Vérifiez que chaque poste correspond bien à une charge récupérable selon le décret du 26 août 1987. Les travaux d’amélioration, grosses réparations, honoraires de syndic pour la gestion, assurances du bailleur ne sont pas récupérables.
- Montants et calculs : Vérifiez les additions et multiplications. Contrôlez que votre quote-part est bien calculée selon les tantièmes de copropriété ou les clés de répartition annoncées. Une erreur de calcul est fréquente, surtout dans les petites copropriétés où le syndic fait les décomptes manuellement.
- Cohérence avec l’année précédente : Comparez le décompte avec celui de l’année précédente. Une augmentation brutale de certains postes (doublement du chauffage collectif, triplement de l’entretien) doit être justifiée par des factures précises. Si aucune explication n’est fournie, demandez des justificatifs.
- Proratisation si occupation partielle : Si vous êtes entré ou sorti en cours d’année, vérifiez que la régularisation est bien calculée au prorata de votre période d’occupation, pas sur l’année entière.
Procédure de contestation Si vous identifiez une anomalie ou un désaccord sur le décompte de charges, adressez une contestation écrite au bailleur dans un délai raisonnable (idéalement dans le mois suivant la réception du décompte, mais vous disposez théoriquement de 3 ans).
Votre courrier de contestation doit être envoyé en lettre recommandée avec accusé de réception et préciser :
- Les postes de charges contestés
- Les motifs de contestation (charge non récupérable, erreur de calcul, absence de justificatif, montant excessif)
- Les pièces justificatives que vous demandez à consulter
- Votre demande de régularisation du décompte
Le bailleur dispose d’un délai raisonnable (généralement un mois) pour vous répondre, fournir les justificatifs demandés, et le cas échéant corriger le décompte.
Mise en demeure et recours Si le bailleur ne répond pas ou refuse de corriger un décompte manifestement erroné, adressez-lui une mise en demeure par LRAR de régulariser le décompte dans un délai de 15 jours. Conservez tous les échanges écrits.
En l’absence de réponse satisfaisante, vous pouvez saisir la Commission départementale de conciliation (CDC) de votre département. Cette instance gratuite tente de trouver un accord amiable entre locataire et bailleur. Si la conciliation échoue, vous pouvez assigner le bailleur devant le tribunal judiciaire pour faire annuler ou corriger le décompte de charges.
En cas de litige sur les charges, continuez à payer votre loyer et vos provisions pour charges normalement. Ne retenez pas de votre propre chef le montant contesté, cela constituerait un impayé de loyer justifiant une procédure d’expulsion. Consignez éventuellement la somme contestée sur un compte séparé en attendant la décision du juge.
Le cas particulier du forfait de charges
Certains baux, notamment pour des logements meublés ou des petites surfaces, prévoient un forfait de charges plutôt qu’une provision avec régularisation annuelle. Dans ce système, vous payez chaque mois un montant forfaitaire de charges qui n’est jamais régularisé.
Avantages du forfait : Simplicité de gestion, aucune régularisation à effectuer, budget prévisible pour le locataire.
Inconvénients du forfait : Le forfait peut être sur-évalué, vous faisant payer plus que les charges réelles sans possibilité de remboursement. Le bailleur n’a aucune obligation de justifier les charges réelles puisqu’il n’y a pas de régularisation.
Le forfait de charges est légal mais doit être mentionné clairement dans le bail. Le montant du forfait doit rester raisonnable et proportionné aux charges prévisibles. Un forfait manifestement excessif peut être contesté devant le juge comme clause abusive.
Si votre bail prévoit un forfait de charges, vous ne recevrez jamais de décompte de charges ni de régularisation annuelle. Le bailleur n’a aucune obligation de vous communiquer les justificatifs de charges puisque vous ne payez pas en fonction des charges réelles mais selon un forfait fixe.
Chauffage collectif et eau chaude : spécificités de répartition
Les immeubles équipés de chauffage collectif et de production d’eau chaude collective posent des questions spécifiques de répartition des charges entre locataires.
Répartition forfaitaire ou individualisée : Historiquement, les charges de chauffage collectif et d’eau chaude étaient réparties forfaitairement selon les tantièmes de copropriété (surface du logement). Depuis 2017, la loi impose progressivement l’individualisation des frais de chauffage et d’eau chaude dans les immeubles collectifs, via l’installation de compteurs individuels ou de répartiteurs de chaleur sur les radiateurs.
Si votre immeuble est équipé de compteurs individuels, vos charges de chauffage et d’eau chaude sont calculées selon votre consommation réelle relevée sur votre compteur, plus une quote-part des charges communes (chaufferie, entretien, abonnement).
Si l’immeuble n’est pas encore équipé, la répartition reste forfaitaire selon les tantièmes. Cette situation peut générer des injustices : un locataire économe paie autant qu’un locataire qui surchauffe, simplement parce qu’ils ont des logements de surface comparable.
Vérifier la répartition dans le décompte : Contrôlez que la répartition de vos charges de chauffage et d’eau chaude correspond bien au mode prévu dans le règlement de copropriété : compteur individuel si équipement installé, tantièmes sinon. Vérifiez aussi que les relevés de compteurs sont cohérents avec votre consommation estimée.
Une consommation anormalement élevée peut signaler une fuite, un compteur défectueux, ou une erreur de relevé. Demandez au bailleur ou au syndic de vérifier le compteur si vous constatez une anomalie.
Taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM)
La TEOM figure systématiquement dans les charges récupérables et représente souvent un poste important du décompte de charges.
Le montant de la TEOM est fixé par la commune et facturé au propriétaire via la taxe foncière. Le bailleur récupère ensuite cette somme auprès du locataire, soit dans les provisions pour charges (pour un logement en copropriété où la TEOM est mutualisée), soit directement (pour une maison individuelle).
Vous pouvez vérifier le montant de la TEOM en demandant une copie de l’avis de taxe foncière du propriétaire (partie TEOM uniquement, pas le montant total de la taxe foncière qui reste à charge du propriétaire). Le montant récupéré doit correspondre strictement à la TEOM payée par le bailleur, sans majoration.
Si votre commune pratique la redevance d’enlèvement des ordures ménagères (REOM) plutôt que la TEOM, le principe est identique : la redevance est récupérable auprès du locataire.
Régularisation lors du départ du locataire
Lorsque vous quittez le logement, une régularisation spécifique des charges doit être effectuée pour solder votre compte.
Régularisation provisoire : À votre départ, le bailleur établit un décompte provisoire des charges basé sur les dépenses de l’année précédente proratisées à votre période d’occupation. Ce décompte provisoire permet de libérer rapidement votre dépôt de garantie (dans le délai d’un mois si l’état des lieux de sortie est conforme, deux mois sinon).
Régularisation définitive : Une fois le décompte de charges de la copropriété reçu (généralement plusieurs mois après votre départ si vous partez en début d’année), le bailleur établit le décompte définitif avec les charges réelles. Si un solde subsiste (vous devez de l’argent ou le bailleur vous doit), il procède à la régularisation finale.
Le bailleur dispose de 3 ans pour vous réclamer un solde de charges après votre départ. Inversement, vous disposez de 3 ans pour réclamer le remboursement d’un trop-perçu. Il est donc important de laisser au bailleur vos coordonnées postales actualisées après votre départ pour recevoir l’éventuelle régularisation définitive.
Optimiser le suivi de vos charges locatives
Pour éviter les mauvaises surprises lors de la régularisation annuelle et maîtriser votre budget logement, adoptez quelques réflexes simples.
Conservez tous vos documents : Gardez précieusement chaque décompte de charges reçu, ainsi que vos quittances de loyer mentionnant les provisions versées. En cas de contestation, vous devrez prouver ce que vous avez payé.
Comparez d’une année sur l’autre : Créez un petit tableau comparatif des charges par poste (chauffage, eau, entretien, TEOM) pour suivre leur évolution. Une augmentation brutale mérite explication et vérification.
Anticipez la régularisation : Si vos provisions mensuelles vous semblent sous-évaluées (vous consommez beaucoup de chauffage et d’eau, les provisions n’ont pas été révisées depuis des années), mettez de côté chaque mois une petite somme pour absorber la régularisation positive à venir. Cela évite de devoir payer d’un coup 200 ou 300 euros que vous n’avez pas budgétés.
Demandez une révision des provisions : Si la régularisation est systématiquement très positive (vous devez beaucoup chaque année) ou très négative (on vous rembourse beaucoup), demandez au bailleur de réviser le montant de vos provisions mensuelles pour qu’elles correspondent mieux aux charges réelles. Cela lisse votre budget et évite les à-coups.
La régularisation des charges locatives est un mécanisme juste et transparent à condition que le bailleur respecte ses obligations d’information et de justification, et que le locataire vérifie attentivement chaque décompte reçu pour s’assurer de sa conformité avec les règles légales. 📊
Je m’appelle Chloé Robin et je rédige des contenus pratiques et accessibles sur Digradio-Nordvendée.fr. J’aborde l’actualité, la vie pro, la finance du quotidien et l’immobilier avec une approche simple : clarifier, comparer et aider à décider. Mon objectif est de proposer des articles utiles, structurés et directement actionnables.